병원마케팅 잘하는 곳 — 시작 전에 무엇을 준비해야 할까

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병원마케팅 대행사 크리앤서입니다.

첫 상담을 신청하신 원장님께 준비할 자료를 안내하면 “그런 자료는 없는데요” 라는 답이 먼저 돌아오는 경우가 있습니다. 반대로 실장님이 며칠을 들여 자료를 모았는데 정작 상담에서는 다른 것을 묻게 되는 경우도 있습니다.

두 경우 모두 무엇을 어느 기간으로 모을지가 먼저 정해지지 않아서 생깁니다. 자료가 없으면 첫 달을 현황 파악에 쓰고, 자료가 넘치면 무엇이 판단에 쓰이는지 구분하는 데 시간이 갑니다.

이 글에서는 병원마케팅을 시작하기 전에 원장님과 실장님이 준비할 자료 다섯 가지와, 자료마다 어느 기간을 어떤 형식으로 모으는지, 자료가 없을 때 무엇으로 대신하는지를 정리합니다. 예산을 어떻게 배분하는지는 다른 글에서 다룹니다.

— 주식회사 크리앤서

병원마케팅 시작 전에 준비할 자료는 무엇인가요?

진료 항목 매출 순서표, 지난 광고 보고서와 집행 내역, 채널별 문의 기록, 홈페이지와 플레이스 도착 화면 상태, 담당자가 마케팅에 쓸 수 있는 시간 다섯 가지입니다. 다섯 자료가 있으면 첫 상담에서 현황을 묻는 시간이 줄고 그 시간을 순서 정하는 데 씁니다.

자료	모으는 기간	형식
① 진료 항목 매출 순서	최근 여섯 달	항목별 순위표, 금액 생략 가능
② 지난 광고 보고서 · 집행 내역	최근 1년	매체별 기간 · 결제 금액 · 문의 수
③ 채널별 문의 기록	최근 여섯 달	전화 · 예약 · 메시지 월 건수
④ 도착 화면 상태	지금	스마트폰 캡처와 관리 권한자
⑤ 담당자 시간	앞으로 한 달	담당자 이름과 주당 시간

표의 기간은 예시이며 병원이 정합니다. 다만 매출 순서와 문의 기록은 같은 기간으로 맞춥니다. 진료 항목 순서는 여섯 달, 문의 기록은 두 달로 모으면 어느 항목의 문의가 많은지 대조가 되지 않습니다.

다섯 자료는 접수 프로그램 · 광고 계정 · 스마트폰 화면에 이미 있는 기록을 모은 것이라 새로 작성하는 문서는 담당자 시간표 하나입니다. 병원마케팅 준비에 며칠이 걸린다는 걱정과 달리 접수 프로그램에서 출력하는 자료는 하루 안에 나오는 경우가 많습니다.

원장님이 직접 모으실 필요는 없습니다. 실장님이나 원무 담당자가 접수 프로그램에서 출력하고 원장님은 진료 항목 순서에서 늘리고 싶은 항목만 표시하시면 됩니다.

진료 항목은 왜 매출 순서로 정리하나요?

광고와 콘텐츠의 우선순위가 진료 항목 순서에서 정해지기 때문입니다. 병원마케팅에서 먼저 다룰 항목을 정할 때 대행사는 병원이 지금 어느 항목으로 운영되는지부터 확인하며 그 근거가 매출 순서입니다.

정리 방법은 단순합니다. 최근 여섯 달 진료 항목별 매출을 순서대로 정렬해 순위만 남깁니다. 금액이 부담스러우면 삭제하셔도 되고 순위와 항목 이름만 있으면 상담에 충분합니다.

가상의 정형외과에서 원무팀장이 정리한 순서표를 예로 들면 다음과 같습니다.

진료 항목	매출 순위	늘리고 싶은 순위	비고
물리치료	1	3	재진 비중 높음
도수치료	2	2	예약 대기 있음
관절내시경	3	1	신환 상담 필요
체외충격파	4	4	변동 없음

매출 순위와 늘리고 싶은 순위가 같은 항목은 지금 운영 방식을 유지하며 콘텐츠만 보강합니다. 두 순위가 다른 항목이 병원마케팅에서 먼저 다룰 곳이고 이 차이를 상담에서 가장 먼저 정리합니다.

매출 순서와 늘리고 싶은 순서가 다른 경우

위 예에서 관절내시경은 매출 세 번째지만 원장님은 첫 번째로 늘리고 싶어 합니다. 이때 그 항목의 상담과 시술을 받을 인력 · 장비 여유가 있는지와, 지금 문의 기록에서 그 항목의 문의가 얼마나 접수되는지를 같이 확인합니다.

여유가 없는 항목을 앞에 두면 문의가 늘어도 예약을 받지 못합니다. 원무팀장이 순위표 비고 칸에 「예약 대기 있음」처럼 운영 상태를 같이 남겨 두면 이 판단이 상담에서 바로 됩니다.

지난 광고 보고서와 문의 기록은 어디까지 모으나요?

보고서는 있는 그대로, 문의 기록은 채널별 월 건수로 모읍니다. 두 자료는 병원마케팅에서 무엇이 진행됐고 어떤 문의가 발생했는지를 대조하는 짝이라 같이 준비합니다.

지난 보고서는 형식을 변경하지 않습니다. 대행사가 보낸 월간 보고서, 광고 계정 화면 캡처, 카드 결제 내역 어느 것이든 원본 그대로가 자료입니다. 요약해서 다시 작성하면 매체 결제 금액과 대행 수수료가 구분되지 않아 나중에 대조가 어렵습니다.

자료	넣을 항목	빠지기 쉬운 것
지난 광고 보고서	매체 · 기간 · 노출 · 클릭 · 문의 수	매체 결제 금액과 대행 수수료 구분
집행 내역	월별 결제 금액과 결제 주체	병원 카드 결제인지 대행사 선결제인지
문의 기록	전화 · 홈페이지 예약 · 예약 플랫폼 · 메시지 월 건수	접수 때 들은 「어디서 보고 오셨는지」
예약 플랫폼 기록	관리자 화면의 월별 예약 건수	취소 건이 섞여 집계된 것

문의 기록에서 환자 이름과 연락처는 지웁니다. 상담에 필요한 것은 건수와 채널이고 개인정보가 포함된 파일은 전달 자체가 부담이 됩니다.

문의 기록의 칸 구성

채널 · 월 · 건수 세 칸이면 충분합니다. 접수 때 「어디서 보고 오셨는지」를 물어 온 병원이라면 그 답을 네 번째 칸으로 추가합니다. 없으면 비워 두고 병원마케팅 시작 뒤에 채웁니다.

예약 플랫폼의 관리자 화면은 월별 예약 건수를 내려받을 수 있는 곳이 있어 통화 기록보다 정리가 빠릅니다. 다만 취소 건이 포함되는지 화면에서 점검하고 문의 기록과 같은 기준으로 맞춥니다.

도착 화면 상태와 담당자 시간은 어떻게 기록하나요?

도착 화면은 스마트폰 캡처로, 담당자 시간은 이름과 주당 시간으로 기록합니다. 도착 화면은 광고나 검색에서 환자가 처음 만나는 화면이라 병원마케팅을 시작하기 전 상태를 남겨야 시작 뒤 변화와 대조가 됩니다.

캡처는 스마트폰으로 병원 이름을 검색해 나오는 첫 화면, 플레이스 상단, 홈페이지 첫 화면과 주력 진료 페이지 순서로 남깁니다. 진료시간과 주소가 두 화면에서 같은지, 전화와 예약 버튼이 눌리는 위치에 있는지도 캡처 옆에 메모합니다.

확인 화면	남길 것	함께 기록할 것
검색 첫 화면	병원 이름 검색 결과 캡처	홈페이지 · 플레이스 · 블로그 중 먼저 나오는 것
플레이스 상단	대표 사진 · 진료시간 · 주소 캡처	마지막 수정일과 관리 권한자
홈페이지 첫 화면	스마트폰 첫 화면 캡처	전화 · 예약 버튼 위치, 관리 업체 연락처
주력 진료 페이지	매출 순위 상위 항목의 페이지	페이지가 없는 항목 목록

관리 권한자 칸은 시작 뒤 일정과 직접 연결됩니다. 수정 권한이 없는 홈페이지는 대행사가 문구 하나를 수정하는 데도 관리 업체를 거쳐야 하니 시작 전에 연락처와 수정 가능 범위를 정리합니다.

담당자 시간은 주 단위로

마케팅 관련 확인 · 승인 · 자료 전달을 누가 맡는지와, 그 사람이 한 주에 몇 시간을 쓸 수 있는지를 씁니다. 원고에 원장님 승인이 필요한 병원이라면 원장님이 확인에 쓰는 시간도 따로 씁니다.

이 항목이 빠지면 대행사는 진행 속도를 정하지 못합니다. 주 두 시간을 쓸 수 있는 병원과 확인만 하는 병원은 한 달에 검토 가능한 콘텐츠 수가 다르고 그 차이가 계획에 들어가야 첫 달 일정이 지켜집니다.

앞의 정형외과 사례에서는 원무팀장이 주 세 시간, 원장님이 원고 확인에 주 한 시간으로 기록했습니다. 이 숫자가 있어야 병원마케팅 첫 달에 몇 편을 제작할지 정할 수 있습니다.

자료가 없는 항목은 무엇으로 대신하나요?

원본에 가까운 다른 기록으로 대신하고, 그것도 없으면 「없음」이라고 기재해 상담 자료로 전달합니다. 없다는 사실도 병원마케팅 계획에 들어가는 정보라 빈칸으로 두는 것보다 「없음」이 낫습니다.

없는 자료	대신 쓰는 기록	표시
매출 순서	접수 프로그램의 진료 항목별 건수, 또는 원장님이 기억하는 순서	「건수 기준」 또는 「추정」
지난 광고 보고서	광고 계정의 집행 기간 · 금액 화면, 카드 결제 내역의 매체 결제 금액	「보고서 없음 · 계정 화면」
문의 기록	전화기 통화 목록의 월 건수, 예약 플랫폼 관리자 화면	「채널 구분 없음」
도착 화면	스마트폰만 있으면 그 즉시 캡처	「상담 당일 캡처」
담당자 시간	한 주 동안 실제로 마케팅 관련 일에 쓴 시간 기록	「한 주 실측」

「추정」 표시가 붙은 자료는 상담에서 그대로 쓰되 시작 뒤 첫 달에 실측으로 교체합니다. 추정과 실측이 구분 없이 남으면 몇 달 뒤 비교할 때 어느 쪽이 기준이었는지 확인이 어렵습니다.

대체 자료도 같은 기간으로

매출 순서는 여섯 달인데 대체한 문의 기록은 통화 목록이 남은 두 달뿐이라면 두 자료를 대조하지 않습니다. 짧은 쪽에 맞춰 매출 순서도 두 달로 다시 출력하거나 문의 기록에 「두 달 기준」을 표시하고 대조는 시작 뒤로 미룹니다.

앞의 정형외과 사례에서 지난 광고 보고서는 광고 계정 캡처 석 장뿐이었고 문의 기록은 전화 통화 목록만 있었습니다. 원무팀장은 캡처에 찍힌 집행 기간에 맞춰 통화 목록을 같은 두 달로 세어 「채널 구분 없음」으로 표시했고 예약 플랫폼 건수는 구분하지 못한 채 상담 자료로 전달했습니다.

크리앤서 상담은 자료를 받은 뒤 어떻게 진행되나요?

받은 자료를 다섯 항목표에 맞춰 「있음 · 대체 · 없음」으로 구분하는 것부터 진행합니다. 없는 항목은 상담 중에 함께 기재하고 대체 자료는 기간이 맞는지 대조합니다.

그다음 진료 항목 순서표를 놓고 매출 순위와 늘리고 싶은 순위가 다른 항목부터 검토합니다. 그 항목의 도착 화면 캡처와 문의 기록을 같이 대조하면 페이지가 없어서 문의가 없는지, 페이지는 있는데 버튼이 없는지가 구분됩니다.

담당자 시간표는 계획의 속도를 정하는 데 씁니다. 주당 시간이 적은 병원은 확인 항목을 줄이고 대행 범위를 넓히는 쪽으로, 시간이 있는 병원은 병원이 직접 올리는 콘텐츠를 계획에 넣는 쪽으로 정합니다.

상담이 끝나면 다섯 자료의 현황과 병원마케팅에서 먼저 다룰 항목, 첫 달 일정을 한 장으로 정리해 전달합니다. 자료는 원장님 것이라 진행 여부와 관계없이 그대로 보관하시면 됩니다.

자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 개원 전이라 문의 기록과 매출 순서가 아예 없으면 상담이 되나요?

A. 됩니다. 진료 항목을 원장님이 정한 순서로 쓰고 두 자료는 「개원 전」으로 표시합니다. 문의 기록 칸은 개원일부터 채우기 시작해 첫 달이 지난 뒤 기준선으로 씁니다.

Q. 진료 항목이 스무 개가 넘는데 전부 순위를 매겨야 하나요?

A. 상위 몇 개까지 순위를 매길지는 병원이 정하고 나머지는 「기타」로 묶어 항목 수만 남깁니다. 늘리고 싶은 항목이 「기타」 안에 있으면 그 항목만 별도 행으로 추가합니다.

Q. 진료소를 두 곳 운영하면 자료를 합쳐서 준비하나요?

A. 곳마다 따로 준비합니다. 매출 순서와 문의 기록은 진료권이 달라 합치면 어느 곳의 문의인지 구분되지 않습니다. 도착 화면도 플레이스가 곳마다 따로 있어 각각 캡처합니다.

Q. 같은 환자가 전화와 예약 플랫폼에 모두 기록되면 두 번 세나요?

A. 시작 전 자료에서는 두 채널에 모두 남기고 「중복 가능」으로 표시합니다. 시작 뒤에는 접수 때 「어디서 보고 오셨는지」를 물어 한 채널로 정리합니다.

Q. 시작 전에 준비한 자료는 시작 뒤에도 갱신하나요?

A. 문의 기록만 매달 갱신합니다. 나머지 넷은 진료 항목이 추가되거나 홈페이지를 개편했을 때 다시 준비합니다. 갱신한 날짜를 자료에 남겨 두면 몇 달 뒤 어느 판을 기준으로 비교했는지 확인이 됩니다.

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준비할 자료는 진료 항목 매출 순서표, 지난 광고 보고서와 집행 내역, 채널별 문의 기록, 도착 화면 상태, 담당자 시간 다섯 가지이고 없는 항목은 원본에 가까운 기록으로 대신하거나 「없음」으로 남깁니다. 이 다섯 자료가 병원마케팅 첫 상담의 재료이며 시작 뒤 변화를 대조할 기준이 됩니다.

자료 준비 단계에서 막히는 항목이 있으면 상담은 대표번호 1661-9399로 문의합니다. 준비된 항목만 지참하셔도 상담은 진행되며 없는 항목은 상담에서 같이 기록합니다.